AFSPRAKEN EN UITLEG

Algemene voorwaarden

Een duidelijke basis voor jouw digitale receptionist.

1. De dienst

foniqa.ai is een AI-receptionist voor organisaties. In het portaal kun je een organisatie aanmaken, bedrijfsinformatie controleren, een stem en begroeting kiezen en je bereikbaarheid voorbereiden. Functies worden stapsgewijs beschikbaar gemaakt. Een account aanmaken activeert niet automatisch telefonie of een betaald abonnement.

2. Jouw organisatie en account

De eigenaar meldt zich aan met een mobiel nummer en een sms-code en beheert het organisatieprofiel. Gebruik een nummer waarover je zelf beschikt. Houd verificatiecodes privé en zorg dat de organisatiegegevens kloppen. Bij de huidige basisopzet hoort de eigenaar en één collega. Collega’s hebben beperkte toegang tot hun eigen doorschakelinstructies. Bevestiging van telefoonnummer en e-mailadres blijft verplicht.

3. Bedrijfsinformatie

Je kunt informatie handmatig invullen of een openbare bedrijfswebsite laten scannen. Controleer diensten, werkgebied, openingstijden en tarieven voordat je ze opslaat. Gebruik alleen informatie die je mag gebruiken. Opgeslagen conceptinformatie is niet automatisch actief in telefonische gesprekken.

4. De AI-assistent en demo’s

De assistent kan informatie verkeerd begrijpen of onjuist weergeven. Controleer belangrijke afspraken en samenvattingen. Gebruik de dienst niet als noodvoorziening. Beschikbaarheid van demo’s, stemmen en modellen kan verschillen. Een eigen demo kan bedrijfsinformatie en testaudio verwerken bij de geselecteerde AI-leverancier; volg de informatie en toestemmingsvraag die bij de demo worden getoond.

5. Telefonie en doorschakelen

Doorschakelen wordt afzonderlijk ingesteld bij de mobiele provider. Een voorkeur opslaan in het portaal schakelt je telefoon niet automatisch door. De mogelijkheid om meerdere ondernemers op één nummer te bedienen moet per relevante belroute betrouwbaar zijn getest. Zonder betrouwbare, unieke organisatieherkenning wordt een gesprek geweigerd. Een uniek nummer per organisatie is een afzonderlijke route.

Beschikbaarheid hangt mede af van telecomnetwerken en andere leveranciers. Eventuele doorschakelkosten van je eigen provider staan los van de dienst. Prijzen en gebruikslimieten voor een betaald abonnement worden vooraf afzonderlijk bekendgemaakt.

We gebruiken je telefoonnummer om je account te verifiëren en de aanmelding tegen misbruik te beschermen. Je ontvangt daarvoor een sms-code. Hiervoor gebruiken we Firebase Authentication van Google. Google ontvangt en bewaart het nummer voor het voorkomen van spam en misbruik bij Google-diensten, waaronder Firebase. Met het vinkje bij de sms-aanvraag geef je toestemming voor deze verwerking; het is geen toestemming voor marketingberichten.

Meer uitleg vind je in het privacybeleid van Google. Je sms-code vul je uitsluitend op de aanmeldpagina in.

7. Gegevens en leveranciers

De technische inrichting gebruikt Firebase voor accounts en organisatiegegevens, Twilio voor telefonie en sms en Google Cloud (Gemini) voor AI. De AI-inhoud wordt verwerkt via de ondersteunde EU-endpoints van Google Cloud; bij een storing gebruiken we geen OpenAI- of wereldwijde AI-terugval. De VPS staat in Duitsland en de klant- en salesdatabases in Nederland. Dit is geen garantie dat alle account-, telefonie-, betaal- of leveranciersgegevens uitsluitend in de EU worden verwerkt. Firebase Authentication, onze afzonderlijke inlogdienst, wordt volgens Firebase vanuit de Verenigde Staten geleverd. Voor deze en andere leveranciers moeten de toepasselijke doorgifte- en verwerkersafspraken worden beoordeeld en vastgelegd.

Een volledige privacyverklaring, bewaartermijnen, contactpunt voor privacyverzoeken en waar nodig een verwerkersovereenkomst worden nog uitgewerkt vóór commerciële ingebruikname. Deze conceptpagina vervangt die documenten niet.

8. Vervolgafspraken

Voor commerciële ingebruikname moeten de definitieve voorwaarden beschikbaar zijn, inclusief identiteit van de aanbieder, dienstverlening, betaling, looptijd, opzegging, aansprakelijkheid en klachtenafhandeling. Op deze conceptpagina worden daarover nog geen aanvullende beperkingen of garanties afgesproken.

Je kunt deze pagina bewaren of als PDF opslaan via de afdrukfunctie van je browser.

AI-telefonie aan- en uitzetten

De eigenaar kan AI-telefonie inschakelen voor een gecontroleerde zakelijke lijn met een actief Basis-abonnement. Bij inschakeling worden het bedrijfsprofiel, de begroeting en de audio van doorgeschakelde klantgesprekken verwerkt door de gekoppelde spraakdienst. De huidige koppeling garandeert nog geen verwerking uitsluitend binnen de EU. Daarom vragen we hiervoor afzonderlijke bevestiging. Na een gesprek kan de eigenaar een sms-samenvatting met het beschikbare terugbelnummer ontvangen.

Uitschakelen blokkeert de assistent voor de organisatie. De doorschakeling op de eigen telefoon moet afzonderlijk worden uitgezet. Zodra Basis inactief wordt, kan de assistent geen nieuwe klantgesprekken aannemen. De organisatiegegevens blijven bewaard.

Google-agenda

De eigenaar kan Google Calendar vrijwillig koppelen. Na inschakeling controleert foniqa.ai bezette tijdvakken binnen de opgegeven werktijden. Kiest de klant een aangeboden moment, dan wordt direct een voorlopig afspraakverzoek in de primaire Google-agenda geplaatst. De ondernemer neemt contact op met de klant en beslist over bevestiging of afwijzing. Google-toegang wordt versleuteld op de server opgeslagen. De assistent kan een afspraakverzoek voorbereiden; dat is nog geen bevestigde afspraak. Ontkoppelen stopt de toegang vanuit foniqa.ai en verwijdert geen bestaande agenda-afspraken.

Eigen telefoonnummer huren

Deze premium optie heeft extra maandhuur naast het abonnement en gespreksgebruik. Bij hollandsnieuwe en Lyca Mobile wordt mobiel doorschakelen naar je AI-assistent niet ondersteund. Een gehuurd eigen AI-nummer is dan alleen rechtstreeks bereikbaar: klanten moeten dat nieuwe nummer bellen. Het huren van dit nummer maakt doorschakelen vanaf het bestaande mobiele nummer niet mogelijk.

Een eigen Nederlands 0970-nummer is een extra optie voor je automatische AI-receptionist. Je kiest het nummer en bevestigt de getoonde maandprijs exclusief btw. Een nummerkeuze reserveert het nummer nog niet. Beschikbaarheid wordt bij bestelling opnieuw gecontroleerd. Voor registratie verstrekken we je organisatienaam en opgegeven bedrijfsadres aan Twilio.

De klantmaandhuur begint wanneer de nummerconfiguratie en organisatiekoppeling zijn geactiveerd, en verlengt daarna op dezelfde maanddag. Als die dag niet bestaat, gebruiken we de laatste dag van die maand. Gespreksverbruik wordt afzonderlijk berekend. Er vindt in deze fase nog geen automatische betaling plaats; bevestigde huurperiodes en gebruik blijven financieel vastgelegd. Het bevestigde maandtarief blijft bij jouw nummerhuur staan; een wijziging in beheer geldt voor nieuwe bestellingen.

Je huurt het gebruiksrecht, niet het eigendom van het telefoonnummer. Je kunt in je account opzeggen voor de volgende huurperiode. De lopende periode wordt niet gedeeltelijk terugbetaald. Na het einde wordt het nummer vrijgegeven zodra lopende gesprekken zijn afgesloten. Het nummer kan daarna verloren gaan. Pas zelf je doorschakeling en eventuele publicaties aan. Alleen de assistent uitzetten of je Basis-plan stoppen beëindigt de nummerhuur niet.

Een mislukte of nog onzekere inrichting levert geen actief nummer op. Het systeem controleert zulke aanvragen voordat een nieuwe aankoop wordt toegelaten. Het bestaande doorschakelnummer blijft tijdens inrichting beschikbaar. De bestaande lijn en het eigen nummer kunnen daarna dezelfde organisatie-assistent bereiken. Deze optie omvat geen nummerportering of menselijke doorverbinding.

JE ASSISTENT PROBEREN

Browserproef: gegevens en toestemming

In je account kun je zelf met je assistent praten. Deze proef gebruikt uitsluitend het gecontroleerde bedrijfsprofiel en de opgeslagen stem en begroeting van jouw eigen organisatie. Je meldt je aan met een bevestigd telefoonnummer en e-mailadres.

Wat wordt verwerkt?

Om het proefgesprek te voeren, verwerken we je bedrijfsprofiel, begroeting en de audio die je zelf via je microfoon instuurt. De assistent gebruikt deze informatie om vragen over jouw organisatie te beantwoorden. Test met je eigen stem en deel geen gegevens van klanten of andere personen.

Welke diensten gebruiken we?

Voor deze proef gebruiken we Google Cloud (Gemini) via het EU-endpoint. Je gecontroleerde bedrijfsinformatie, begroeting en testaudio worden voor de AI-beantwoording binnen de EU verwerkt. Er is geen terugval op OpenAI of een wereldwijd AI-endpoint. Dit betreft de AI-inhoud; het is geen EU-only-garantie voor inloggen, telefoonverkeer, betaling of alle technische leveranciersgegevens. Zie ook onderdeel 7 hierboven. De bewaartermijnen en eventuele verwerking voor veiligheidscontrole bij de leverancier vallen onder de toepasselijke Google Cloud-afspraken; wij beloven hiervoor geen nulbewaring.

Jouw toestemming en microfoon

Voor het starten geef je in het portaal afzonderlijk toestemming voor de verwerking tijdens deze proef. Je browser vraagt daarnaast om toegang tot de microfoon. Alleen het lezen van deze voorwaarden of het kiezen van een stem start geen microfoongesprek. Met ‘Gesprek beëindigen’ stop je het gesprek en gaat de microfoon uit. Een volgende proef start je zelf.

Wat wordt bewaard en wat doet de proef niet?

We slaan de audio en het transcript van deze browserproef niet in het portaal op. Technische sessiegegevens kunnen worden gebruikt om de verbinding, afsluiting en proeflimieten te controleren. Dit is geen garantie dat leveranciers geen eigen technische gegevens verwerken.

De browserproef duurt maximaal één minuut, met maximaal drie proeven per uur per eigenaar. Je hebt hiervoor geen betaald abonnement nodig. Tijdens de browserproef worden geen afspraken geboekt, sms’jes verstuurd of telefoonnummers geactiveerd. Telefonische klantgesprekken, agenda-acties en nummerhuur hebben afzonderlijke instellingen en afspraken.

De assistent kan informatie verkeerd begrijpen. Controleer zelf of de antwoorden kloppen voordat je jouw assistent voor klantgesprekken gebruikt.

Terug naar mijn assistent ↗

PRIVACY EN CONTACT

Jouw gegevens en je rechten

Xanossa Holding, Wibautstraat 131D, 1091 GL Amsterdam (KvK 68514921, btw NL857478692B01), is het aanspreekpunt voor deze dienst. Voor privacyvragen en verzoeken kun je mailen naar info@foniqa.ai.

Onze rol en die van jouw organisatie

Voor het beheren en beveiligen van jouw account, de dienstverlening en de administratie bepalen wij het doel van de verwerking. We gebruiken daarvoor account- en contactgegevens, organisatie-instellingen, technische beveiligingsgegevens en verbruiks- en facturatiegegevens. De grondslagen zijn de uitvoering van de overeenkomst, wettelijke verplichtingen en ons gerechtvaardigd belang bij een veilige, werkende dienst. De afzonderlijke browserproef start pas na jouw toestemming; je kunt die proef stoppen en de microfoontoegang intrekken.

Jouw organisatie bepaalt waarom klantgesprekken worden afgehandeld en welke klantgegevens daarvoor nodig zijn. Voor die verwerking handelen wij in opdracht van jouw organisatie. De ondernemer moet bellers informeren, een passende grondslag bepalen en verzoeken van klanten behandelen. Deel geen onnodige of bijzondere persoonsgegevens. De assistent presenteert zich als digitale assistent. Een afspraakverzoek is geen definitieve afspraak.

Gegevens tijdens gesprekken

De dienst verwerkt de benodigde gespreksaudio en tijdelijk transcript om de assistent te laten reageren en, bij telefonische klantgesprekken, een samenvatting of afspraakverzoek te maken. We slaan geen gespreksopnames op. De browserproef slaat geen audio of transcript in het portaal op en verstuurt geen sms of afspraak. Bij telefonie kan de ondernemer een samenvatting en terugbelnummer ontvangen. Bij een gekoppelde agenda wordt uitsluitend de agenda van de betreffende organisatie gebruikt.

Locaties en leveranciers

De AI-beantwoording gebruikt uitsluitend de ondersteunde EU-route van Google Cloud (Gemini). OpenAI is geen actieve AI-verwerker van deze applicatie en er is geen wereldwijde AI-terugval. Hosting staat in Duitsland; de klant- en salesdatabases staan in Nederland. Firebase Authentication wordt afzonderlijk vanuit de VS geleverd. Twilio verzorgt telefonie en sms; nummerregistratie en accountbeheer kennen ook US1-afhankelijkheden. Stripe is momenteel aangesloten als betaaltestomgeving. Een eigen Google-agenda valt daarnaast onder jouw Google-account en de afspraken die daarvoor gelden. Dit is daarom geen garantie dat alle persoonsgegevens en leveranciersmetadata uitsluitend in de EU blijven.

Voor doorgifte buiten de EER moeten de toepasselijke wettelijke waarborgen en leveranciersafspraken gelden, zoals een geldige adequaatheidsgrondslag of standaardcontractbepalingen waar nodig. De contractuele beoordeling en het volledige subverwerkersdossier zijn onderdeel van de vrijgave voor commercieel gebruik. We doen geen belofte van nulbewaring bij leveranciers.

Bewaren

De telefoniedatabase richt zich op maximaal 30 dagen technische gespreksgegevens. Opschoning wacht waar nodig op de bevestigde financiële archivering. Financiële meetgegevens, tariefversies en factuuronderbouwing worden apart bewaard; fiscale basisadministratie valt in beginsel onder een bewaarplicht van zeven jaar. Voor accounts, agenda-inhoud, leverancierlogs en back-ups gelden afzonderlijke doelen en termijnen. Het volledige bewaartermijn- en verwijderingsbeleid wordt vóór commerciële vrijgave afgerond; deze pagina belooft niet dat bij iedere leverancier alles na 30 dagen automatisch is verwijderd.

Inzage, correctie en verwijdering

Je kunt ons vragen om inzage, correctie, verwijdering, beperking of overdracht van jouw persoonsgegevens en bezwaar maken waar dat recht geldt. We controleren eerst op een passende manier of het verzoek van jou komt; stuur niet ongevraagd een kopie van je identiteitsbewijs. We reageren volgens de wettelijke termijnen, in beginsel binnen één maand. Gegevens die wij wettelijk moeten bewaren, kunnen niet altijd direct worden verwijderd. Ben je klant van een ondernemer die de assistent gebruikt? Neem voor diens gespreksgegevens eerst contact op met die ondernemer; wij helpen op diens instructie bij het verzoek.

Je kunt een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Vragen over een mogelijk datalek kun je direct sturen naar info@foniqa.ai. Deze informatie is een beschrijving van de huidige proefomgeving. De verwerkersovereenkomst en resterende leveranciers- en bewaartermijnafspraken moeten vóór commerciële vrijgave worden afgerond.

Maandbundels en Stripe-sandbox

De aangeboden maandbundels zijn 120 minuten voor € 27,60, 300 minuten voor € 69,00 en 500 minuten voor € 115,00, exclusief btw. De vaste bundelprijs wordt vooraf berekend. Verbonden assistenttijd boven de bundel kost € 0,32 per minuut exclusief btw en wordt achteraf berekend op basis van de gemeten tijd. Ongebruikte minuten worden niet meegenomen naar de volgende abonnementsperiode. Een eigen telefoonnummer is een aparte optie.

In de Stripe-sandbox zijn betalingen, abonnementen en facturen uitsluitend tests. Er wordt geen echt geld afgeschreven. Gebruik geen echte betaalgegevens. Voor deze Nederlandse test wordt 21% btw toegevoegd. Productiebetalingen, belastingbehandeling van andere landen en het definitieve facturatieproces worden apart ingericht. Testbetalingen gelden niet als betaalbewijs voor een commercieel abonnement. foniqa.ai verstuurt de voor het abonnement benodigde organisatie- en facturatiegegevens naar Stripe; betaalgegevens worden op de Stripe-betaalpagina ingevuld.